Communiquer une fin d’emploi : les bonnes pratiques

La communication claire et cohérente est souvent sous-estimée lors de la mise en œuvre de réductions de personnel. La gestion de ces situations peut impacter significativement la culture d'une entreprise et refléter la qualité de son leadership.

Reconnaître et accepter ses émotions

Acceptation des émotions personnelles

Il est normal de ressentir toute une palette d'émotions en annonçant un licenciement, qu'il s'agisse de résistance, de culpabilité, de colère, de nervosité, de compassion ou de vulnérabilité. Ces réactions sont naturelles et humaines face à un événement aussi stressant. Il est important de reconnaître ces émotions pour gérer efficacement la conversation, ce qui permet de mieux se préparer et d'aborder la situation avec la maturité émotionnelle nécessaire.

Concentration sur les raisons organisationnelles

Malgré les défis émotionnels, il est essentiel de garder à l'esprit que les licenciements sont dictés par des nécessités organisationnelles. Accepter que cette décision, bien que difficile, est nécessaire pour le bien de l'organisation. Cette perspective permet de maintenir une distance nécessaire pour communiquer la nouvelle de manière professionnelle et respectueuse.

Maîtrise de soi

Avant de rentrer dans la conversation, restez calme, professionnel et centré sur l'employé plutôt que sur vos propres sentiments. Prenez un moment pour vous recentrer et pratiquez des techniques de relaxation ou de respiration si nécessaire.

Concentration sur l'employé

Évitez de partager vos propres difficultés concernant le processus ou de vous positionner en tant que victime. Votre rôle est d'accompagner et de guider l'employé à travers cette transition. Restez empathique, tout en conservant votre professionnalisme.

Préparation aux questions

Anticipation des questions

Avant la conversation, préparez un document avec les questions que vous pensez que les employés pourraient poser, ainsi que des réponses adéquates. Ce document doit fournir des réponses claires et déterminées pour assurer la cohérence du message à travers toutes les communications. Par exemple, soyez prêt à répondre aux questions sur les indemnités, la période de préavis, les raisons spécifiques du licenciement et les options de soutien post-emploi (Programme de transition de carrière ).

Consistance et clarté

Vos réponses doivent être cohérentes et bien informées afin d'éviter toute confusion ou sentiment d'injustice parmi les employés. Ce document doit être revu lors des sessions de formation pour ceux qui seront chargés de communiquer les licenciements. Avoir des réponses préparées peut également réduire l'anxiété du messager, en fournissant un cadre stable et réfléchi pour la discussion.

Document Q&A

Pendant la conversation, utilisez un document de questions-réponses comme référence pour vous assurer que toutes les préoccupations des employés sont traitées de manière appropriée. Cela démontre également que l'entreprise prend au sérieux leurs inquiétudes et a pris des mesures concrètes pour répondre à leurs questions de manière transparente et équitable.

Consistance

Assurez-vous que le même message est communiqué à tous les employés concernés pour éviter les rumeurs et la désinformation. Coordonnez avec les autres membres de l'équipe de direction pour garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Préparation approfondie

Planification minutieuse

Avant d'entamer une conversation sur le licenciement, préparez-vous minutieusement. Révisez tous les détails pertinents concernant la situation de l'employé, y compris les raisons du licenciement et les détails de l’enveloppe de séparation. Familiarisez-vous avec les performances de l'employé, les commentaires antérieurs et toute autre information pertinente. Cela montre que vous avez pris le temps de comprendre la situation individuelle de l'employé.

Rassemblez tous les documents nécessaires, tels que les lettres de licenciement, les informations sur les indemnités de départ, et l’accompagnement en transition de carrière . Ces documents doivent être prêts à être partagés pendant ou immédiatement après la conversation. Assurez-vous que ces documents sont complets et juridiquement conformes pour éviter toute complication future.

Conduite de la conversation

Communication claire et transparence

Commencez par expliquer clairement et honnêtement les raisons du licenciement. Soyez direct mais empathique, et évitez de blâmer des facteurs externes. Assurez-vous que l'employé comprend bien les prochaines étapes et ce qui est attendu de lui à court terme.

Empathie et écoute active

Montrez de l'empathie et écoutez attentivement les préoccupations de l'employé. Validez ses sentiments sans minimiser son expérience, par exemple : "Je comprends que cette nouvelle est difficile à entendre et que vous avez des préoccupations légitimes."

Utilisation de la vidéo avec précautions

Si la conversation se déroule via vidéo, assurez-vous que votre caméra est allumée pour maintenir un contact visuel. Assurez-vous que l'enregistrement est désactivé pour protéger la confidentialité de l'employé. Testez votre équipement à l'avance pour éviter tout problème technique pendant la conversation.

Ce qu'il faut éviter

• Évitez les plaisanteries : Ce n'est pas le moment pour l'humour. Abordez la conversation avec le sérieux et l’importance qu'elle mérite. Un commentaire mal placé peut être perçu comme insensible ou irrespectueux.
• Ne faites pas de promesses que vous ne pouvez pas tenir : Soyez honnête sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas offrir comme aide future. Par exemple, ne promettez pas un retour potentiel dans l'entreprise si cela n'est pas une option réaliste.
• Ne blâmez pas les autres : Prenez la responsabilité des décisions de l'entreprise sans pointer du doigt d'autres personnes ou des facteurs externes. Cela montre que l'entreprise assume ses choix et traite ses employés avec respect.
  
  

Offrir du soutien

Ressources et aide

Informez l'employé des services de soutien disponibles, tels que le programme de Transition de carrière . Fournissez des informations claires sur comment et quand ces ressources peuvent être accessibles.

Les services de transition de carrière  peuvent apporter un soutien et une orientation aux employés pendant cette période de changements. Ces services peuvent aider les employés à mettre à jour leur CV, à se préparer aux entretiens et à naviguer le marché du travail. Ils peuvent également fournir des ressources précieuses pour le réseautage et les stratégies de recherche d'emploi. De nombreuses firmes de transition de carrière proposent également des conseils pour aider les gestionnaires et employés à gérer l'impact émotionnel d'un licenciement.

Références professionnelles

Si approprié, proposez de servir de référence pour l'employé. Cela peut aider à atténuer le sentiment de rejet et soutenir l'employé dans sa transition professionnelle. Assurez-vous que l'offre de référence est sincère et que vous pouvez fournir des commentaires positifs sur les performances passées de l'employé.

En suivant ces étapes et en tenant compte de ces conseils, vous pouvez mener des conversations de licenciement d'une manière qui respecte la dignité de l'employé tout en renforçant la confiance dans le leadership de l'entreprise. Une gestion attentive et empathique des licenciements peut contribuer à maintenir une culture d'entreprise positive même dans des temps difficiles. Le respect, la transparence et le soutien sont les piliers d'une transition réussie pour toutes les parties impliquées.