Qu’est-ce que le transfert de connaissances?

Le transfert de connaissances désigne le processus par lequel les connaissances, l’expérience et le savoir-faire d’une personne sont transmis à d’autres personnes au sein d’une organisation.

Il devient particulièrement important lorsqu’un employé expérimenté se prépare à quitter son poste, notamment lors d’un départ à la retraite, d’une promotion, d’un changement de rôle ou d’un départ de l’organisation.

L’objectif n’est pas simplement de documenter des tâches. Il s’agit aussi de préserver des connaissances qui se sont développées avec l’expérience et qui ne sont pas toujours écrites dans les procédures officielles.

Pourquoi le transfert de connaissances est-il important?

Avec les années, un employé peut accumuler une quantité importante de connaissances sur son rôle, ses clients, les processus internes, les partenaires, les façons de résoudre certains problèmes et l’histoire de l’organisation.

Lorsqu’il quitte son poste sans avoir transmis ces connaissances, une partie de cette expertise peut disparaître avec lui.

Un transfert de connaissances structuré peut aider à :

• Préserver les connaissances importantes.
• Assurer une meilleure continuité des activités.
• Préparer la relève.
• Réduire la dépendance envers certaines personnes clés.
• Faciliter l’intégration d’un successeur.
• Maintenir les relations avec les clients et partenaires.
• Réduire les risques associés à un départ.
• Valoriser l’expérience des employés.

Quelles connaissances devraient être transférées?

Toutes les connaissances n’ont pas nécessairement la même importance.

L’organisation devrait d’abord identifier celles qui sont essentielles au fonctionnement du poste ou de l’équipe.

Il peut notamment s’agir de :

• Processus et méthodes de travail.
• Responsabilités particulières.
• Contacts et personnes-ressources.
• Historique de certains dossiers.
• Relations avec les clients ou partenaires.
• Fonctionnement de certains outils ou systèmes.
• Échéanciers et activités récurrentes.
• Bonnes pratiques développées avec l’expérience.
• Difficultés fréquentes et façons de les résoudre.
• Connaissances propres à l’organisation.

Certaines de ces informations peuvent facilement être documentées. D’autres reposent davantage sur l’expérience et nécessitent des échanges entre les personnes.

Quelle est la différence entre connaissances explicites et tacites?

Le transfert de connaissances concerne généralement deux grandes catégories de connaissances.

Les connaissances explicites

Ce sont les informations qui peuvent être facilement documentées et partagées.

Par exemple :

• Une procédure.
• Un guide.
• Une liste de contacts.
• Un échéancier.
• Un manuel.
• Une description de processus.

Les connaissances tacites

Les connaissances tacites sont souvent plus difficiles à formaliser.

Elles proviennent notamment de l’expérience, du jugement et des apprentissages accumulés avec le temps.

Un employé expérimenté peut, par exemple, savoir comment gérer une situation particulière, à qui s’adresser pour résoudre rapidement un problème ou comment adapter une approche selon un client.

Ces connaissances peuvent être particulièrement importantes lors d’un transfert.

Quand faut-il commencer le transfert de connaissances?

Idéalement, le transfert de connaissances ne devrait pas commencer quelques jours avant le départ d’un employé.

Lorsqu’un départ est prévisible, notamment dans un contexte de retraite, il peut être utile de commencer la démarche plusieurs semaines ou plusieurs mois à l’avance, selon la complexité du poste.

Cela permet de déterminer les connaissances prioritaires, d’organiser le transfert progressivement et de donner au successeur ou aux collègues le temps de poser des questions et de mettre certaines connaissances en pratique.

Quelles sont les principales étapes d’un transfert de connaissances?

Un processus structuré peut comprendre plusieurs étapes.

1. Identifier les connaissances critiques

Il faut d’abord déterminer quelles connaissances risquent d’être perdues avec le départ de la personne.

Toutes les informations n’ont pas besoin d’être transférées avec le même niveau de détail.

2. Identifier les personnes qui recevront les connaissances

Le savoir peut être transféré à un successeur, à plusieurs collègues, à un gestionnaire ou à différentes personnes selon les responsabilités concernées.

3. Choisir les méthodes de transfert

Différentes méthodes peuvent être combinées :

• Documentation.
• Rencontres de transfert.
• Formation.
• Observation.
• Mentorat.
• Jumelage.
• Participation à certaines rencontres ou activités.
• Réalisation de tâches avec la personne qui quitte.

4. Mettre les connaissances en pratique

Le transfert est souvent plus efficace lorsque la personne qui reçoit les connaissances peut les utiliser concrètement.

Elle peut ainsi poser des questions, valider sa compréhension et développer progressivement son autonomie.

5. Effectuer un suivi

Avant le départ, il peut être utile de vérifier si certaines connaissances importantes demeurent concentrées chez la personne qui quitte et si des éléments doivent encore être transférés.

Quel est le lien entre transfert de connaissances et plan de relève?

Le plan de relève vise notamment à préparer l’organisation au remplacement de personnes occupant des postes clés.

Le transfert de connaissances constitue souvent une étape importante de cette démarche.

Identifier un successeur ne suffit pas nécessairement. Il faut également lui permettre d’acquérir les connaissances, les repères et une partie de l’expérience nécessaires pour reprendre progressivement les responsabilités.

Les deux démarches sont donc complémentaires : le plan de relève prépare qui pourra prendre la relève, alors que le transfert de connaissances contribue à déterminer ce qui doit être transmis et comment le transmettre.

Quel est le rôle du gestionnaire?

Le gestionnaire peut aider à structurer la démarche plutôt que de laisser entièrement la responsabilité du transfert à l’employé qui quitte.

Il peut notamment :

• Identifier les connaissances prioritaires.
• Déterminer les personnes qui doivent être impliquées.
• Prévoir du temps consacré au transfert.
• Organiser les rencontres nécessaires.
• Suivre la progression.
• Vérifier que les informations importantes sont accessibles.
• Encourager le partage des connaissances au sein de l’équipe.

Cette préparation permet également d’éviter que le transfert devienne une urgence dans les derniers jours précédant un départ.

Comment favoriser le transfert de connaissances avant une retraite?

Un départ à la retraite présente une particularité : il peut souvent être anticipé.

Cela permet d’intégrer progressivement le transfert de connaissances dans la planification de la transition vers la retraite.

Selon la situation, l’organisation peut prévoir une période de chevauchement avec un successeur, du mentorat, une réduction progressive des responsabilités ou une participation de l’employé expérimenté à la formation de certaines personnes.

Cette démarche peut également s’inscrire dans un accompagnement plus global de planification et transition vers la retraite, afin de préparer la transmission des responsabilités tout en accompagnant la personne dans cette nouvelle étape de son parcours.

Faut-il attendre qu’un employé quitte pour transférer les connaissances?

Non.

Une organisation peut développer une culture de partage des connaissances même lorsqu’aucun départ n’est prévu.

La documentation des processus, le mentorat, le travail en collaboration et le partage régulier des pratiques permettent de réduire la concentration des connaissances chez une seule personne.

Cette approche peut aussi faciliter les remplacements temporaires, les promotions, la mobilité interne et l’intégration de nouveaux employés.

En résumé

Le transfert de connaissances permet de préserver le savoir, l’expérience et les pratiques développées par les employés au fil du temps.

Il est particulièrement important lorsqu’une personne expérimentée se prépare à quitter l’organisation ou à prendre sa retraite. Une démarche structurée permet d’identifier les connaissances critiques, de déterminer à qui elles doivent être transmises et de prévoir suffisamment de temps pour assurer leur appropriation.

Pour les organisations qui souhaitent mieux préparer les départs de personnes clés, Leduc RH peut également les accompagner dans leur démarche de planification et transition vers la retraite.