Qu’est-ce qu’un diagnostic organisationnel?

Un diagnostic organisationnel est une démarche qui permet d’analyser le fonctionnement d’une organisation afin d’obtenir un portrait clair de ses forces, de ses enjeux et de ses priorités d’amélioration.

Il peut porter sur différents aspects de l’organisation : sa structure, ses pratiques de gestion, ses processus RH, la répartition des rôles, ses outils, ses politiques ou encore sa capacité à soutenir sa croissance et ses objectifs.

L’objectif n’est pas simplement d’identifier ce qui fonctionne moins bien, mais de comprendre la situation actuelle afin de déterminer où concentrer les efforts et quelles actions prioriser.

Pourquoi réaliser un diagnostic organisationnel?

Une organisation évolue constamment. Elle peut grandir rapidement, restructurer certaines équipes, accueillir de nouveaux gestionnaires ou simplement constater que ses façons de faire ne répondent plus aussi bien à ses besoins.

Un diagnostic peut notamment être pertinent lorsqu’une organisation souhaite :

• Structurer davantage ses pratiques RH.
• Accompagner une période de croissance.
• Clarifier les rôles et responsabilités.
• Revoir sa structure organisationnelle.
• Identifier certaines inefficacités.
• Préparer une transformation.
• Prioriser ses initiatives RH.
• Mieux comprendre certains enjeux internes.

Il permet de prendre du recul avant de mettre en place de nouvelles solutions.

Que peut-on analyser dans un diagnostic organisationnel?

La portée du diagnostic dépend des besoins de l’organisation.

L’analyse peut notamment porter sur :

• La structure organisationnelle.
• Les rôles et responsabilités.
• Les processus RH.
• Les politiques et procédures.
• Les pratiques de gestion.
• Les outils et systèmes utilisés.
• La gestion de la performance.
• Le recrutement et l’intégration.
• La rémunération.
• La planification de la main-d’œuvre.
• Le développement des compétences.
• Les mécanismes de communication.
• Les indicateurs RH disponibles.

L’objectif est de comprendre comment ces différents éléments fonctionnent ensemble et s’ils soutiennent adéquatement les besoins actuels et futurs de l’organisation.

Comment se déroule un diagnostic organisationnel?

La démarche peut varier selon la taille de l’organisation et les enjeux à analyser, mais elle comporte généralement plusieurs étapes.

1. Comprendre le contexte

La première étape consiste à comprendre l’organisation, ses activités, sa structure, ses objectifs et les raisons qui motivent le diagnostic.

Il est important de déterminer ce que l’organisation souhaite mieux comprendre ou améliorer.

2. Recueillir l’information

Différentes sources peuvent être utilisées pour dresser le portrait de la situation.

Par exemple :

• Des rencontres avec la direction.
• Des entrevues avec des gestionnaires ou des employés.
• L’analyse de documents internes.
• L’examen des politiques et procédures.
• L’analyse de la structure organisationnelle.
• La consultation de certains indicateurs RH.
• L’observation des processus existants.

Cette étape permet de comparer les pratiques formelles avec ce qui se passe réellement sur le terrain.

3. Identifier les forces et les écarts

L’analyse permet ensuite d’identifier ce qui fonctionne bien, mais également les écarts, les zones de risque ou les pratiques qui gagneraient à être structurées.

Il ne s’agit donc pas uniquement de chercher les problèmes. Un diagnostic permet aussi d’identifier les pratiques efficaces sur lesquelles l’organisation peut continuer de s’appuyer.

4. Établir les priorités

Tous les constats ne nécessitent pas une intervention immédiate.

Une étape importante consiste donc à déterminer quelles actions devraient être réalisées rapidement et lesquelles peuvent être intégrées à une démarche à plus long terme.

5. Développer un plan d’action

Le diagnostic peut finalement mener à des recommandations et à un plan d’action précisant les initiatives à mettre en place, leur niveau de priorité et, lorsque pertinent, un échéancier de réalisation.

Quelle est la différence entre un diagnostic et un audit RH?

Les deux démarches peuvent se ressembler, mais leur objectif peut être différent.

Un audit RH est généralement davantage orienté vers la vérification des pratiques, des processus ou de la conformité à certains standards.

Le diagnostic organisationnel adopte généralement une perspective plus globale. Il cherche à comprendre le fonctionnement de l’organisation, ses besoins, ses enjeux et les améliorations qui pourraient soutenir ses objectifs.

Selon le mandat, certaines dimensions d’un audit peuvent toutefois faire partie d’un diagnostic plus large.

Qui devrait participer au diagnostic?

La direction joue généralement un rôle important dans la démarche, mais elle ne devrait pas nécessairement être la seule source d’information.

Selon la situation, il peut être pertinent de consulter :

• Les membres de la direction.
• Les gestionnaires.
• Les responsables RH.
• Certains employés.
• Des responsables de fonctions clés.

Croiser plusieurs perspectives permet souvent d’obtenir un portrait plus représentatif de la réalité de l’organisation.

Quels sont les signes qu’un diagnostic pourrait être utile?

Il n’est pas nécessaire d’attendre qu’une situation devienne problématique pour réaliser un diagnostic.

Certains signes peuvent toutefois indiquer qu’il est temps de revoir les pratiques ou la structure.

Par exemple :

• Les responsabilités sont devenues moins claires.
• Certains processus reposent principalement sur une seule personne.
• Les gestionnaires utilisent des pratiques très différentes.
• Plusieurs processus sont encore informels.
• L’organisation a grandi rapidement.
• Les outils RH ne répondent plus aux besoins.
• Certaines initiatives sont lancées sans vision globale.
• Les mêmes enjeux reviennent régulièrement.

Le diagnostic permet alors de comprendre les causes derrière ces constats plutôt que de traiter uniquement leurs symptômes.

Quel est le lien avec la croissance d’une organisation?

Les pratiques qui fonctionnent dans une petite équipe ne sont pas nécessairement adaptées lorsque l’organisation prend de l’expansion.

Avec la croissance viennent souvent de nouveaux besoins : davantage de gestionnaires, des rôles plus spécialisés, de nouveaux processus, une structure plus complexe et une nécessité accrue de formaliser certaines pratiques.

Un diagnostic peut permettre d’identifier les fondations RH qui doivent être renforcées pour accompagner cette évolution.

Que faire après le diagnostic?

Le diagnostic n’est réellement utile que s’il mène à des actions concrètes.

Les recommandations peuvent notamment mener à :

• Une clarification de la structure organisationnelle.
• La création ou la révision de descriptions de poste.
• L’élaboration de politiques RH.
• La révision de certains processus.
• La mise en place d’outils de gestion.
• La formation ou l’accompagnement des gestionnaires.
• Le développement d’indicateurs RH.
• La priorisation d’un plan de travail RH.

Il peut être préférable de progresser par étapes plutôt que de tenter de transformer toutes les pratiques simultanément.

Pourquoi faire appel à un regard externe?

Lorsqu’une organisation fonctionne avec les mêmes processus depuis plusieurs années, certaines façons de faire peuvent devenir difficiles à remettre en question.

Un regard externe peut permettre de prendre du recul, de poser certaines questions et d’identifier des possibilités d’amélioration qui sont parfois moins visibles à l’interne.

Dans le cadre d’un mandat de consultation RH, Leduc RH peut notamment réaliser un diagnostic de la fonction RH, identifier les écarts et les priorités, puis accompagner l’organisation dans le développement et le déploiement des solutions retenues.

En résumé

Le diagnostic organisationnel permet d’obtenir un portrait structuré du fonctionnement d’une organisation afin d’identifier ses forces, ses enjeux et ses priorités.

Il peut porter sur la structure, les processus, les pratiques RH, les rôles, les outils et plusieurs autres dimensions de l’organisation.

L’objectif est surtout de permettre à l’organisation de prendre des décisions mieux informées et de concentrer ses efforts sur les actions qui auront le plus de valeur.