Licencier un employé : guide complet pour procéder avec bienveillance et professionnalisme

Bien qu’elles peuvent ne pas être évidentes à faire, les annonces de licenciements sont une pratique courante dans le monde des affaires. Une planification minutieuse peut rendre le processus aussi fluide que possible pour vous et vos employés. Ce billet a été rédigé pour vous guider afin que vous puissiez planifier des licenciements avec bienvaillance, humanisme et dans le respect des employés concernés.

Différence entre licenciement, congédiement et mise à pied

Alors qu’un licenciement signifie que l’on met fin à un contrat de travail de façon définitive, une mise à pied signifie qu’un employeur suspend de façon indéterminée un poste pour des raisons économiques, comme une diminution de la demande pour ses produits ou services. Le licenciement collectif fait référence au licenciement massif d'employés par un employeur et se produit généralement pendant les périodes de ralentissement économique.

Le licenciement et congédiement individuel

Il est important de faire une distinction entre un licenciement et un congédiement. Les deux sont régulièrement interchangés, mais il existe une distinction juridique importante. Il y a licenciement lorsqu'un employeur met fin à l'emploi d'un employé pour une raison qui n'est pas liée au rendement ou à la conduite de l'employé.

Si le licenciement et le congédiement entraînent tous deux la perte d'un emploi, le licenciement n’implique pas de faute professionnelle. Le licenciement est indépendant de la volonté de l'employé, tandis que le congédiement est généralement le résultat de ses propres actions. Par exemple, si un employé est licencié en raison d'une réduction des effectifs dans l'ensemble de l'entreprise, cela n'est généralement pas considéré comme une réflexion sur les performances de l'employé. Cependant, si un employé est congédié pour un motif valable, tel qu'une mauvaise conduite, cela est généralement considéré comme un reflet propre au comportement de l'employé. On parlera donc de congédiement.

L'employeur a le droit de mettre fin au contrat de travail et donc de licencier l'employé pour l'un des motifs suivants :

• Économique : baisse de revenus, baisse des profits, perte majeure et importante de clients ou contrats, difficultés financières
• Organisationnel : réorganisation administrative nécessitant l’abolition de postes ou la fusion de postes
• Technique : automatisation des tâches au sein de l’entreprise à l’aide d’équipement technologique
  
  

La mise à pied

Une mise à pied est une suspension temporaire du contrat de travail d'un employé. Cela peut être pour un certain nombre de raisons, comme un ralentissement des affaires ou une réduction de la main-d'œuvre. Les employés qui sont mis à pied ne travailleront plus pour l'entreprise pendant une période indéterminée, mais leur relation d'emploi n'est pas définitivement terminée. Cela signifie que, pour la plupart, les employeurs n'ont plus à verser un salaire à leurs travailleurs licenciés, qu'ils soient syndiqués ou non, et ce pendant les six premiers mois suivants la mise à pied. Par la suite, l'employeur sera tenu de verser une indemnité compensatoire après les six premiers mois, qui peut être équivalent à ce qui était offert à la suite d'un licenciement.

La mise à pied est une solution temporaire lorsque l'entreprise fait face à des difficultés financières. Elle peut permettre à l'entreprise de survivre en assainissant ses comptes et en réembauchant éventuellement ses employés mis à pied.

Le licenciement collectif

Un licenciement collectif est une cessation d'emploi qui touche un groupe d'employés. Il se produit généralement lorsqu'un employeur décide de licencier un groupe de travailleurs ou de fermer une entreprise.

Les licenciements collectifs peuvent être controversés, car ils impliquent souvent qu'un grand nombre de personnes perdent leur emploi en même temps. Cela peut entraîner des difficultés économiques pour l'économie régionale. Des règles ont donc été mises en place par le Gouvernement du Québec afin d’être avisés à l’avance d’une telle annonce.

En vertu des règlements, un employeur doit donner un avis écrit au ministre du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale jusqu'à 16 semaines avant un licenciement collectif. L'avis écrit doit, entre autres, inclure des informations sur les licenciements, comme le nombre d'employés concernés, les motifs, la date à laquelle les licenciements auront lieu, et plus.

Le ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale peut demander aux différents acteurs impliqués de mettre en place un comité de reclassement pour aider les employés licenciés à réintégrer le marché du travail.

Les législations en vigueur

Vous devez vous familiariser avec les règles qui régissent le licenciement des employés. Selon leur ancienneté, vous devez fournir un avis de cessation d’emploi écrit de plusieurs semaines dans de nombreuses juridictions. Avant de licencier un employé ou de le mettre à pied pendant six mois ou plus, l'employeur doit lui donner un préavis écrit. Cet avis est d’une semaine si le salarié justifie de moins d’un an de service continu, de deux semaines s’il justifie d’un an à cinq ans de service continu, de quatre semaines s’il justifie de cinq à dix ans de service continu et de huit semaines s’il justifie de dix ans ou plus de service continu.

L'employeur doit verser une indemnité de départ s'il ne remet pas d'avis de cessation d'emploi dans ces délais. Cette indemnité doit être équivalente au salaire normal de l'employé entre le jour où le préavis était dû et le jour où son emploi prend fin. Cependant, il ne suffit pas toujours de se conformer aux critères minimaux de la province. L'indemnité de départ devrait être déterminée en fonction de divers facteurs, notamment le contexte, l'expérience de l'employé, ainsi que son poste et ses années de service dans l'entreprise.

Se préparer à l’annonce

1. Reconnaître et accepter ses émotions

Vous pouvez vous sentir résistant, coupable, en colère, nerveux, compatissant et/ou vulnérable. Ce sont des réactions courantes face à un événement stressant. Cependant, il est important de garder à l'esprit que des raisons organisationnelles nécessitent cette action. Vous aurez la responsabilité de communiquer cette nouvelle, acceptez que ce soit une décision difficile, mais nécessaire pour le bien de l’organisation.

2. Préparer un document de questions-réponses

Pensez à préparer un document avec des questions anticipées ainsi que les réponses à ces questions. Indiquez-y les questions que vous pensez que les employés concernés pourraient poser aux personnes présentes lors de l’annonce. Il est important de répondre à ces questions de manière décisive et cohérente. Cette série de questions et réponses devrait être examinée lors des séances de formation des personnes qui auront à annoncer la nouvelle.

3. Réviser les informations que vous possédez

Vous devrez vous assurer de maitriser le contenu afin de mener à bien le plan de mises à pied. La préparation est la clé du succès. Passez en revue les éléments suivants :

• La raison du licenciement ou de la réduction des effectifs;
• La documentation d'informations sur l’indemnité de départ;
• L’horaire et le calendrier des annonces;
• La liste des questions-réponses;
• Le futur de l'organisation.
  
  

4. Préparez vos superviseurs et gestionnaires

Il est important de préparer vos superviseurs et gestionnaires avant de procéder à des licenciements internes. Ils seront ainsi en mesure de communiquer correctement la nouvelle aux employés. De plus, cela les aidera à répondre aux questions ou aux préoccupations des employés.

Voici quelques points à garder à l'esprit lors des rencontres avec vos superviseurs et gestionnaires:

• Préparez-les à l'annonce : Cela implique de passer en revue ce qui sera dit et comment cela sera dit. Il est également important de leur fournir un script ou un modèle qu'ils pourront suivre.
• Répondre à toutes les questions qu'ils peuvent avoir : Cela comprend les questions sur le processus, la raison d'être des licenciements et ce qui arrivera aux employés touchés.
• Passer en revue les politiques et procédures de l'entreprise : Ceci est particulièrement important si les licenciements sont dus à une réduction des effectifs. Les superviseurs et les gestionnaires doivent connaître les politiques et les procédures régissant les licenciements afin de pouvoir les expliquer correctement aux employés.
• Fournissez-leur des ressources : Il existe de nombreuses ressources disponibles pour aider les superviseurs et les gestionnaires pendant cette période difficile. Si vous faites appel à une firme de transition de carrière et d’outplacement pour accompagner les employés licenciés, il est fort probable qu’elle puisse intervenir afin de former et préparer vos gestionnaires et superviseurs pour ces annonces.
• Donnez-leur le temps de se préparer: Il est important de donner aux superviseurs et aux gestionnaires suffisamment de temps pour examiner l'information et faire les préparatifs nécessaires. Ne vous attendez pas à ce qu'ils soient prêts s’ils ne sont informés que quelques heures avant l’annonce.
  
  

5. Faire appel à un support externe

Au moment d’un licenciement, une organisation peut offrir une aide externe afin de supporter l’employé impacté par l’annonce. Proposer des services d’outplacement, plus souvent appelés transition de carrière ou réaffectation, est un excellent moyen de soutenir les employés suite à ce type d’annonce.

Les services de transition de carrière peuvent apporter un soutien et une orientation aux employés pendant une période difficile. Ces services peuvent aider les employés à mettre à jour leur CV, à se préparer aux entretiens et à naviguer le marché du travail. Les services de transition de carrière peuvent également fournir des ressources précieuses pour le réseautage et les stratégies de recherche d'emploi. De nombreuses firmes de transition de carrière proposent également des conseils pour aider les gestionnaires et employés à gérer l'impact émotionnel d'un licenciement.

6. Identifier le lieu de rencontre

Dans le cas d’un licenciement en personne, assurez-vous que la pièce où aura lieu l’annonce soit privée, c’est-à-dire, avec une porte qui mène à une pièce séparée et sans fenêtre donnant sur les zones de travail. Il doit y avoir au moins deux chaises et un bureau ou une table à utiliser dans la pièce privée. Dans la mesure du possible, les chaises du notifiant et des autres membres du personnel de l'entreprise doivent être librement accessibles depuis la pièce. Un téléphone, des mouchoirs et un stylo sont tout ce dont vous aurez besoin pour l’annonce. Dans le cas où vous n’avez pas ce type de pièce à votre disposition, optez pour un endroit moins fréquenté, calme et neutre, hors de la vue du personnel.

7. Planifier la ou les rencontres

Choisissez une heure qui limitera les perturbations de l'entreprise et qui permettra à l'employé de quitter le bâtiment de manière relativement privée. Lorsque vous décidez du lieu et du moment de la rencontre, assurez-vous d'inclure les autres personnes qui pourraient devoir être présentes à la réunion. En général, les réunions de licenciement incluent l'employé concerné, son manager, un représentant des RH et si nécessaire, un membre de l'équipe de la sécurité. Si vous faites appel à une firme de transition de carrière, assurez-vous d’aviser le représentant de la firme de l’heure et de l’emplacement afin qu’il soit présent pour rencontrer la ou les personnes affectées par l’annonce.

8. Réviser le message à communiquer

Pensez à chaque personne que vous devrez rencontrer et essayez d'anticiper les réactions. Pratiquez-vous à dire les mots à haute voix avant la réunion. Faites un jeu de rôle avec un collègue, un manager ou un représentant des RH si possible. Sinon, fermez votre porte et parlez à voix haute. Cela vous aidera à maîtriser vos émotions et vous permettra de rester concentré sur la transmission des informations de manière claire et concise. Rappelez-vous, le but n'est pas de débattre ou d'argumenter avec l'employé - énoncez simplement les faits et faites-lui savoir quelles sont les prochaines étapes à suivre.

La confidentialité est essentielle lorsqu'il s'agit de licenciement. Avant la notification, ne partagez pas les informations relatives à l’annonce autrement qu'avec la direction ou les ressources humaines.

Les réactions attendues

Les réactions les plus courantes au licenciement sont la douleur et la déception, voire la colère. Les employés montrent généralement une acceptation passive de la situation et sont rapidement préoccupés de la suite. Ils peuvent demander de l'aide ou du soutien. Permettez à l'employé d'exprimer librement ses sentiments. De nombreux employés ressentent la perte de leur association à un groupe et pas simplement d'un emploi. L'employé peut fondre en larmes. Permettez à ceux qui sont envahis par leurs sentiments de pleurer. N'essayez pas de les arrêter en promettant un traitement spécial ou en créant de faux espoirs. Le silence est généralement la réaction la plus encourageante de votre part. La plupart des gens se ressaisissent assez rapidement. Offrez des mouchoirs et de l'eau.

En période de changement, un bon nombre d’employés vous diront qu’ils avaient anticipé des licenciements probables. Ces personnes seront très intéressées à vous questionner. Ils pourraient exprimer leur soulagement de voir la période d'incertitude enfin terminée. Voici quelques-unes des émotions attendues :

1. La tristesse

Les larmes sont une réaction courante. La personne qui pleure évacue ses émotions et sera capable de passer à autre chose beaucoup plus rapidement que celle qui garde tout en elle. Consolez-la, faites preuve d'empathie, mais ne vous excusez pas pour les actions de l'entreprise. Des excuses impliquent que l'entreprise a fait quelque chose de mal. Renforcez le fait que la décision était difficile, mais nécessaire pour le bien-être à long terme de l'entreprise. Laissez la personne pleurer, montrez-lui du respect, offrez-lui des mouchoirs et laissez-lui le temps de se ressaisir dans l'intimité de la salle.

2. Le choc

Ces employés restent silencieux et semblent être en état de choc. Les signes physiques que quelqu'un se sent anxieux ou effrayé sont clairs, comme un teint pâle, une transpiration soudaine et une respiration superficielle. Il peut répéter une certaine phrase encore et encore, comme "Tu ne peux pas me faire ça." Il pourra peut-être répondre par oui ou par non aux questions, mais il sera difficile de l'engager dans une conversation plus approfondie. Si un employé se sent anxieux ou craintif à l'idée d'être licencié, il peut être utile pour lui de verbaliser ces sentiments. Une personne dans cet état de choc peut se blesser involontairement en raison de la menace que le congédiement fait peser sur certains aspects de sa vie.

3. L’euphorie

Ces employés réagissent de manière presque festive et optimiste. Ils acceptent l’annonce comme si c’était une suggestion. Ils peuvent être désorientés et souvent, tenteront de rester dans le bâtiment. Il peut être judicieux d'escorter la personne hors du bâtiment et d'organiser la récupération de ses biens personnels à une date ultérieure, de préférence après les heures de travail.

4. La violence

Bien que peu fréquente, cette réaction est attendue avec appréhension par tous. Les réactions peuvent aller de cris et d'obscénités à des menaces de représailles légales, en passant par de véritables violences physiques. Cette dernière est extrêmement rare, mais se produit à l'occasion.

Des réactions violentes peuvent indiquer des problèmes graves et la nécessité d'une aide professionnelle. Dans le cas peu probable où un employé devient hystérique ou violent, restez calme et appliquez immédiatement les procédures d'urgence. Dites à l'employé que vous ne tolérerez pas un comportement violent ou agressif. Ne soyez pas sur la défensive ; soyez ferme. Faites-lui savoir que vous appelez à l'aide.

Si vous soupçonnez fortement (sur la base d'un comportement antérieur) qu'un acte de violence pourrait se produire, l'entreprise peut prendre des dispositions pour assurer la sécurité sur place. Si vous anticipez le potentiel d'un comportement violent, organisez la pièce de manière à ce que vous, en tant que responsable, soyez près de la porte.

Annoncer la nouvelle : tout est dans la manière

1. Accueillir l’employé

Lorsque l'employé entre dans le bureau, levez-vous pour le saluer et fermez la porte. Si possible, asseyez-vous à côté de l'employé, et non derrière un bureau. Dans le cas d’une rencontre virtuelle, tentez de retarder l’entrée de l’employé dans la salle de réunion virtuelle afin que tous les intervenants impliqués à l’annonce soient d’abord connectés à la rencontre. Passez directement à l'objet de votre réunion. Le bavardage n'est pas approprié à ce moment-là. L'employé sera très anxieux et mérite de savoir ce qui se passe.

2. Annoncer la nouvelle

Lorsque vous annoncez la nouvelle, soyez direct et honnête. Dites à l'employé qu'il est licencié et expliquez-lui pourquoi. Il est important d'être clair sur les raisons du licenciement afin qu'il n'y ait pas de confusion par la suite. Évitez d'utiliser un langage vague ou de faire des promesses que vous ne pourrez pas tenir.

Il est essentiel que vous transmettiez ce message clairement. Même si cela peut sembler dur, c'est la bonne approche. Les employés peuvent être tellement bouleversés qu'ils n'absorberont pas ce que vous dites. Plus vous serez clair, plus il sera facile de le saisir. À ce stade, vous êtes susceptible d'assister à diverses réactions de la part de l'employé. Vous avez communiqué la décision ; votre rôle consiste maintenant à écouter.

3. Respecter ses émotions

Soyez prêt à ce que les émotions soient fortes. L'employé peut réagir avec colère ou fondre en larmes. S'il est important de rester professionnel, il est également normal de faire preuve d'empathie et de compassion. Après tout, il s'agit d'une situation difficile pour toutes les personnes concernées.

4. Répondre aux questions

Laissez du temps à la personne afin de réagir et poser des questions. Même si vous ne vous sentez pas à l'aise et avez hâte que la réunion se termine, respectez les sentiments de l'employé.

Veillez à répondre à toutes les questions qu'il peut se poser. S'il n’est pas sûr des prochaines étapes ou de ce qu'il adviendra de ses avantages, assurez-vous d'avoir les réponses en main. L'objectif est de rendre la transition aussi douce que possible, alors faites de votre mieux pour fournir des informations utiles ainsi que votre soutien.

Vous devez être prêt à répondre aux questions et à répéter les réponses que vous aurez préparées. Évitez d'aller au-delà de ces réponses, en particulier si vous n'êtes pas clair sur un point, si vous n'êtes pas d'accord avec une position prise par l'organisation ou si vous ne savez tout simplement pas. Dites à l'employé que vous obtiendrez une réponse, et revenez vers lui dès que possible.

5. Remettre la documentation écrite

Remettez à l'employé les documents dont vous disposez, qui détaillent tous les avantages et les conditions de la séparation. Il n'est pas nécessaire d’aller en détail sur ces informations à ce stade. Il est possible que chaque employé reçoive des informations plus détaillées de la part des Ressources humaines. Veillez à ne pas offrir une aide que vous ne pouvez ou n'avez pas l'intention de fournir. Si vous prenez de tels engagements, écrivez-les afin de pouvoir y donner suite plus tard, mais n'essayez surtout pas d'alléger votre culpabilité en vous surmenant. Dire moins maintenant et faire plus tard peut-être une meilleure stratégie.

6. Informer l’employé du service de transition de carrière

Si vous avez fait appel à une firme en transition de carrière pour accompagner l’employé suite à cette séparation, informez ce dernier de l'existence du service et des bienfaits qu’il pourrait en retirer. Ce programme peut fournir à l'employé le soutien et les ressources dont il a besoin pendant cette période. Remettez-lui la documentation relative à ce service.

7. Remercier l’employé

Remerciez l'employé pour sa contribution à l’organisation. Bien que cela puisse être une conversation difficile, il est important de se rappeler que l'employé vit un deuil. Reconnaître ses contributions et le remercier de manière respectueuse facilite la transition et permet à chaque parti d'aller de l'avant.

8. Introduisez-le aux experts en transition de carrière

Les firmes en transition de carrière peuvent être présentes le jour du licenciement afin de supporter l'organisation et l'employé licencié. Faites savoir à l'employé qu'il peut rencontrer un coach en transition de carrière pour discuter des prochaines étapes de sa transition professionnelle. Il s'agit d'une étape importante pour assurer une séparation réussie, tant pour l'employé que pour l'entreprise. Dans le cas où l'annonce se fait en personne, dirigez l'employé vers le coach qui se trouve dans un bureau séparé. Si la rencontre se fait de façon virtuelle, il est conseillé de laisser le coach dans la salle d'attente virtuelle et de le laisser entrer par la suite. Cette rencontre devrait se faire en privé, entre le coach et l'employé touché par l'annonce. Aucun représentant de l'organisation ne devrait intervenir durant cette rencontre.

En résumé

Tout au long de cette rencontre, votre rôle est de communiquer la décision. Une fois l'annonce effectuée, soyez un auditeur patient et attentif, permettant à l'employé d'évacuer ses frustrations et son hostilité tout en partageant ses anxiétés. Reconnaissez, en hochant la tête ou en reformulant, que vous entendez ce qu'il dit et que vous l'acceptez comme une réaction légitime. Une écoute attentive est la réponse la plus compatissante. Répondez à ses questions. Faites en sorte que la réunion soit brève - 10 à 15 minutes maximum. Voici une liste des bonnes pratiques :

• Choisissez un environnement privé et calme pour annoncer la nouvelle
  
• Soyez direct ; commencez immédiatement
• Anticipez la réaction de la personne
• Reconnaissez les émotions de la personne
• Connaissez les limites de votre rôle. Orientez la personne vers les ressources humaines ou de l’aide en transition de carrière
• Connaissez les ressources d'urgence
• Respectez le scénario ; recentrez-vous sur les sujets clés
• Exposez la position de l'entreprise sur le ton de la réalité et dans un langage neutre
• Offrez une aide, que ce soit l’aide d’une firme de transition de carrière ou d’un consultant en RH

Les survivants

Une fois l’annonce terminée, plusieurs employés de l’entreprise ressentiront de la culpabilité. En période de deuil, les employés restants ressentent cette émotion au fait que l’annonce ait affecté leurs collègues. Il est important de reconnaître que les licenciements sont des événements difficiles même pour les employés survivants. Les employés qui ont survécu à un licenciement peuvent se sentir anxieux, peu sûrs d'eux, et même coupables de leur bonne fortune. Ils peuvent également être en colère contre l'entreprise ou leurs gestionnaires pour avoir fait subir cette épreuve à leurs collègues.

Préparez-vous à communiquer la nouvelle auprès des employés restants. L'objectif principal de cette communication est de donner un sentiment d'optimisme et de direction renouvelée. Une période de licenciements et de réduction des effectifs n'est jamais facile. Séparez les répercussions à court terme des attentes positives à long terme. Insistez sur le fait que les licenciements sont une partie indésirable, mais nécessaire du plan visant à remettre l'entreprise sur les rails et énoncez les plans de croissance future. Ouvrez la porte aux employés qui voudraient discuter. Assurez-vous qu’ils se sentent soutenus et qu’ils disposent du soutien et des ressources nécessaires pour aller de l’avant. Si votre organisation possède un programme d’aide aux employés (PAE), encouragez vos employés à en profiter.