Qu’est-ce que le maintien de l’équité salariale?

Le maintien de l’équité salariale est une obligation prévue par la Loi sur l’équité salariale qui vise à vérifier que l’équité salariale demeure respectée dans une entreprise après la réalisation de l’exercice initial.

Au Québec, les employeurs concernés doivent procéder à une évaluation du maintien de l’équité salariale tous les cinq ans. Cette évaluation permet de déterminer si des événements survenus depuis les derniers travaux ont créé de nouveaux écarts salariaux entre des catégories d’emplois à prédominance féminine et des catégories d’emplois à prédominance masculine de même valeur ou de valeur équivalente.

Le maintien ne consiste donc pas simplement à reprendre l’exercice initial. Il s’agit plutôt d’examiner l’évolution de l’organisation depuis les derniers travaux afin de déterminer si certains changements ont eu un effet sur l’équité salariale.

Pourquoi faut-il évaluer le maintien de l’équité salariale?

Une organisation évolue constamment. Des postes peuvent être créés ou modifiés, les responsabilités peuvent changer, de nouvelles structures salariales peuvent être implantées et certaines fonctions peuvent prendre davantage d’importance.

Ces changements peuvent avoir une incidence sur la valeur des emplois ou sur leur rémunération.

L’évaluation du maintien permet donc de vérifier si les changements survenus dans l’entreprise ont créé des écarts salariaux et, lorsque c’est le cas, de déterminer les ajustements requis.

À quelle fréquence faut-il faire le maintien de l’équité salariale?

L’évaluation du maintien doit être réalisée tous les cinq ans.

Chaque entreprise possède une date d’échéance qui lui est propre. Cette « date anniversaire » correspond généralement à la date de l’affichage des résultats de l’exercice initial ou, lorsque celui-ci a été réalisé en retard, à la date à laquelle cet affichage aurait dû être effectué. Certaines situations particulières peuvent toutefois modifier la façon dont cette date est déterminée.

Il est donc important pour une organisation de connaître sa date d’échéance et de commencer ses travaux suffisamment tôt pour pouvoir compléter l’analyse et les démarches requises dans les délais.

Quels changements peuvent avoir un impact sur l’équité salariale?

Plusieurs événements survenus au cours d’une période de cinq ans peuvent nécessiter une attention particulière lors de l’évaluation du maintien.

Par exemple :

• La création ou la disparition de certains emplois.
• Des changements importants dans les responsabilités associées à un poste.
• Une réorganisation ou une restructuration de l’entreprise.
• Des changements dans la rémunération de certaines catégories d’emplois.
• Une acquisition ou une fusion.
• L’évolution des tâches ou des compétences requises pour certains emplois.
• Des changements à la structure organisationnelle pouvant modifier la valeur relative de certains postes.

L’objectif est de déterminer si les événements survenus depuis les derniers travaux ont créé des écarts salariaux entre les catégories d’emplois à prédominance féminine et masculine de même valeur ou de valeur équivalente.

Que comprend une évaluation du maintien de l’équité salariale?

La démarche peut varier selon la situation de l’entreprise et les travaux réalisés précédemment.

Elle implique notamment de revoir les catégories d’emplois, les changements qui les ont affectées et les données pertinentes afin de déterminer si l’équité salariale a été maintenue.

L’employeur peut réaliser l’évaluation seul, la confier à un comité de maintien de l’équité salariale ou, dans certaines circonstances, procéder conjointement avec une association accréditée.

Si des écarts salariaux sont constatés, les ajustements requis doivent être déterminés conformément à la Loi.

L’employeur doit ensuite afficher les résultats de l’évaluation afin de les communiquer aux travailleuses et travailleurs. L’affichage des résultats doit notamment être accessible au personnel.

Quelle est la différence entre l’exercice initial et le maintien de l’équité salariale?

L’exercice initial d’équité salariale vise à établir l’équité salariale dans l’entreprise en identifiant et en comparant les catégories d’emplois à prédominance féminine et masculine et en corrigeant les écarts salariaux lorsqu’il y en a.

Le maintien de l’équité salariale intervient par la suite.

Son objectif est de vérifier périodiquement si des événements survenus depuis les travaux précédents ont créé de nouveaux écarts et, le cas échéant, de déterminer les ajustements requis. Il s’agit d’une obligation distincte qui se renouvelle tous les cinq ans.

Qu’est-ce que la DEMES?

La Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES) est une obligation distincte des travaux d’équité salariale eux-mêmes.

Elle permet notamment à la CNESST de connaître la situation des entreprises relativement à leurs obligations en matière d’équité salariale. Une fois les étapes de l’évaluation du maintien terminées, l’employeur doit remplir sa DEMES.

Il est donc important de distinguer la réalisation des travaux d’équité salariale de la déclaration à la CNESST.

Quels documents doivent être conservés?

L’employeur doit conserver pendant six ans les documents ayant servi à réaliser ses travaux d’équité salariale.

Cela peut notamment comprendre les descriptions d’emploi, les données de rémunération, les registres de paie, les outils utilisés pour évaluer les catégories d’emplois, les résultats des évaluations ainsi que les affichages réalisés.

Une bonne documentation permet également de faciliter les prochaines évaluations du maintien, puisque l’organisation dispose d’un portrait clair des travaux effectués et des décisions prises.

Pourquoi préparer le maintien avant l’échéance?

Attendre la date anniversaire avant de commencer les travaux peut compliquer la démarche, particulièrement lorsqu’une organisation a connu plusieurs changements au cours des cinq dernières années.

Il peut être nécessaire de retrouver des données historiques, de revoir l’évolution de certains postes, d’identifier les événements ayant eu une incidence sur l’équité salariale et d’effectuer différentes analyses.

L’organisation gagne donc à connaître sa date anniversaire et à planifier les travaux suffisamment tôt pour être en mesure de réaliser l’évaluation et l’affichage à l’échéance prévue. La CNESST propose notamment des outils permettant de déterminer les dates applicables.

En résumé

Le maintien de l’équité salariale vise à s’assurer que l’équité salariale continue d’être respectée dans l’entreprise après l’exercice initial.

Au Québec, l’évaluation du maintien doit être réalisée tous les cinq ans. Elle permet d’examiner les événements survenus depuis les travaux précédents, d’identifier les écarts salariaux qui auraient pu apparaître et de déterminer les ajustements requis.

L’organisation doit également respecter les exigences relatives à l’affichage des résultats, à la conservation des documents et à la DEMES.

Un accompagnement spécialisé en équité salariale peut permettre à une organisation de réaliser son exercice initial ou son maintien de l’équité salariale et de structurer ses travaux en fonction de ses obligations. Leduc RH offre notamment un accompagnement pour l’évaluation des catégories d’emplois, le calcul des écarts, les affichages et les déclarations.