Qu’est-ce qu’un plan de relève?

Un plan de relève est une démarche structurée qui permet à une organisation d’anticiper le remplacement de personnes occupant des postes clés et de préparer les employés qui pourraient éventuellement assumer ces responsabilités.

Il ne s’agit donc pas simplement de déterminer « qui remplacera qui ». Un plan de relève vise plutôt à identifier les postes critiques, les compétences nécessaires à leur continuité et les actions à mettre en place pour développer les talents et assurer le transfert des connaissances.

Il s’inscrit dans une démarche plus large de planification des ressources humaines et permet à l’organisation de mieux se préparer aux départs prévus ou imprévus.

Pourquoi mettre en place un plan de relève?

Le départ d’une personne clé peut avoir des répercussions importantes sur une organisation, particulièrement lorsque celle-ci possède une expertise spécialisée, une connaissance approfondie des opérations ou des relations importantes avec des clients et partenaires.

Un plan de relève permet notamment de :

• Anticiper les départs à la retraite ou autres départs prévisibles.
• Réduire les risques liés à la perte de connaissances importantes.
• Identifier et développer les talents à l’interne.
• Préparer les employés à assumer de nouvelles responsabilités.
• Faciliter la continuité des activités lors d’un départ.
• Soutenir la mobilité et le développement professionnel.

La planification de la relève permet ainsi d’agir avant qu’un poste stratégique devienne vacant.

Quels postes devraient être inclus dans un plan de relève?

Un plan de relève ne doit pas nécessairement couvrir tous les postes de l’organisation.

La première étape consiste plutôt à identifier les postes clés ou vulnérables. Il peut s’agir :

• D’un poste essentiel au fonctionnement de l’organisation.
• D’un poste nécessitant une expertise difficile à remplacer.
• D’un rôle occupé par une personne dont le départ ou la retraite est prévisible.
• D’un poste particulièrement difficile à pourvoir sur le marché.
• D’une fonction qui détient des connaissances ou des relations stratégiques.

Un poste clé n’est donc pas nécessairement un poste de direction. Certains rôles professionnels, techniques ou spécialisés peuvent être tout aussi importants pour assurer la continuité des activités.

Quelles sont les principales étapes d’un plan de relève?

La démarche peut varier selon la taille, la structure et les besoins de l’organisation.

Elle comprend généralement les étapes suivantes :

1. Identifier les postes clés et les zones de vulnérabilité.
2. Déterminer les compétences essentielles associées à ces postes.
3. Repérer les talents internes qui pourraient éventuellement évoluer vers certaines fonctions.
4. Évaluer les écarts de compétences entre les besoins futurs et les compétences actuelles.
5. Mettre en place des plans de développement, notamment par la formation, le mentorat ou l’élargissement des responsabilités.
6. Préparer le transfert des connaissances lorsque certains départs sont prévisibles.
7. Réviser régulièrement le plan afin qu’il demeure aligné avec l’évolution de l’organisation.

Le plan de relève devient ainsi un outil de gestion qui permet de relier les besoins futurs de l’organisation au développement de ses employés.

Faut-il identifier une seule personne pour chaque poste?

Pas nécessairement.

Une organisation peut identifier plusieurs personnes ayant le potentiel de développer les compétences nécessaires pour éventuellement occuper un poste clé.

L’objectif n’est pas de promettre un poste à une personne précise, mais plutôt de développer un bassin de talents pouvant répondre aux besoins futurs de l’organisation.

Cette approche permet également de conserver une certaine flexibilité puisque les besoins de l’organisation, les postes et les aspirations professionnelles des employés peuvent évoluer.

Quel est le rôle du transfert des connaissances?

Le transfert des connaissances constitue souvent une composante importante d’un plan de relève.

Lorsqu’une personne possède une expertise développée au fil de plusieurs années, son remplacement ne consiste pas uniquement à transférer une liste de tâches.

Il peut également être nécessaire de transmettre des connaissances liées aux processus, aux clients, aux partenaires, aux outils, à l’historique de certaines décisions ou aux particularités de l’organisation.

Cette transmission peut prendre différentes formes : mentorat, documentation des processus, jumelage, formation ou période de transition entre la personne qui quitte et celle qui assume progressivement davantage de responsabilités.

Quelle est la différence entre un plan de relève et un plan de main-d’œuvre?

Les deux démarches sont étroitement liées, mais leur portée est différente.

Un plan de main-d’œuvre offre généralement une vision plus globale des besoins actuels et futurs de personnel. Il permet notamment d’anticiper les besoins en effectifs et en compétences.

Le plan de relève, quant à lui, se concentre davantage sur la continuité de certains postes clés et sur le développement des personnes qui pourraient éventuellement les occuper.

La planification de la relève peut donc faire partie d’une démarche plus large de planification de la main-d’œuvre.

Quel est le lien entre le plan de relève et la mobilité interne?

La planification de la relève peut également favoriser la mobilité interne.

Lorsqu’une organisation connaît mieux les compétences, le potentiel et les aspirations de ses employés, elle peut plus facilement identifier des possibilités d’évolution à l’interne.

Un employé peut ainsi développer progressivement les compétences nécessaires pour accéder à davantage de responsabilités ou évoluer vers une autre fonction.

Cette approche permet à l’organisation de préparer ses besoins futurs tout en offrant des perspectives de développement à ses employés.

À quelle fréquence faut-il revoir un plan de relève?

Un plan de relève ne devrait pas être considéré comme un document statique.

Les employés évoluent, les structures changent, de nouveaux postes apparaissent et les priorités organisationnelles peuvent se transformer.

Il est donc pertinent de revoir le plan régulièrement et lorsqu’un changement important survient, par exemple une réorganisation, une croissance importante, un départ annoncé ou une évolution des responsabilités d’un poste.

En résumé

Un plan de relève permet à une organisation d’anticiper les départs touchant des postes clés et de préparer les compétences nécessaires pour assurer la continuité de ses activités.

La démarche permet notamment d’identifier les postes vulnérables, de développer les talents internes et d’organiser le transfert des connaissances.

Elle peut également contribuer à la mobilité interne, au développement des employés et à une meilleure planification des besoins futurs en ressources humaines.

L’accompagnement d’un consultant RH peut aider une organisation à identifier ses postes clés, évaluer ses besoins futurs et structurer un plan de relève adapté à sa réalité.