DEMES : comment remplir la déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale

Chaque année, des milliers d'employeurs québécois reçoivent une lettre de la CNESST leur rappelant de produire leur Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES). Ce formulaire en ligne se remplit en quelques minutes, mais il soulève souvent des questions : qui doit le produire, à quel moment, et que faut-il déclarer lorsque les travaux d'équité salariale ne sont pas terminés?

La DEMES est une obligation distincte de l'exercice initial et de l'évaluation du maintien de l'équité salariale. Elle ne remplace pas ces travaux : elle informe la CNESST de leur avancement. Ce guide explique, étape par étape, comment la produire correctement et éviter les erreurs les plus fréquentes.

Qui doit produire la DEMES?

La DEMES vise un plus grand nombre d'employeurs qu'on le croit. Selon la CNESST, doivent la produire :

• tout employeur dont l'entreprise est immatriculée au Registraire des entreprises et qui y a déclaré 11 employé·es ou plus l'année précédente;
• tout employeur qui s'est déjà déclaré assujetti à la Loi sur l'équité salariale, même s'il compte aujourd'hui moins de 11 employé·es;
• tout employeur inscrit au fichier des autorités publiques, quel que soit son nombre d'employé·es.

Une entreprise qui possède plusieurs numéros d'entreprise du Québec (NEQ) doit produire une DEMES pour chacun. De même, l'acquéreur d'une entreprise hérite des obligations déclarées par l'ancien employeur.

Quand et où produire la DEMES?

Les entreprises privées disposent du même délai que pour leur déclaration annuelle au Registraire des entreprises, soit six mois après la fin de leur année financière. Les autorités publiques doivent la produire avant le 1er septembre. Aucun délai supplémentaire n'est accordé.

La fréquence dépend de l'état des travaux. L'employeur produit la DEMES chaque année jusqu'à ce qu'il atteste avoir réalisé son exercice initial. Par la suite, il la produit de nouveau au moment de chaque évaluation du maintien, soit tous les cinq ans.

La déclaration se remplit uniquement en ligne, en français, avec un code clicSÉQUR express ou un accès clicSÉQUR Entreprises. Une première inscription au service DEMES dans clicSÉQUR Entreprises peut prendre jusqu'à 48 heures : mieux vaut ne pas attendre le dernier jour.

Les renseignements à avoir en main

Lorsque tous les renseignements sont réunis, la CNESST estime qu'il faut environ dix minutes pour remplir la DEMES :

• le numéro d'entreprise du Québec (NEQ);
• le code d'accès clicSÉQUR;
• le secteur d'activité et la date du début des activités;
• le nombre d'employé·es;
• les dates d'affichage des résultats de l'exercice initial et des évaluations du maintien, s'il y a lieu.

Que faut-il déclarer selon l'état de vos travaux?

La DEMES reflète où en est l'entreprise dans ses obligations, et non ce qu'elle prévoit faire. La CNESST demande de la produire à la fin des travaux, ou lorsque ceux-ci n'ont pas pu être terminés dans les délais.

Une DEMES qui indique des travaux incomplets ne règle rien en soi. Elle signale une situation à corriger, et les données déclarées servent à la CNESST pour cibler ses activités de soutien et de vérification.

Votre DEMES révèle des travaux en retard? Lorsque l'exercice initial ou l'évaluation du maintien n'est pas à jour, la DEMES ne fait que constater la situation. Nos spécialistes prennent en charge vos travaux d'équité salariale, de la collecte des données aux affichages, et vous accompagnent en cas de vérification de la CNESST. Découvrir notre service d'équité salariale

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes?

Confondre la DEMES et la déclaration au Registraire

Les deux déclarations partagent le même délai, mais ce sont deux démarches distinctes. Produire sa déclaration annuelle au Registraire des entreprises ne dispense pas de produire la DEMES auprès de la CNESST.

Croire que la DEMES remplace les travaux

Remplir la DEMES ne réalise ni l'exercice initial ni l'évaluation du maintien. Une entreprise qui déclare des travaux terminés doit pouvoir le démontrer : les données utilisées et le contenu des affichages doivent être conservés pendant au moins six ans.

Attendre la lettre de rappel

La CNESST envoie une lettre par NEQ, à l'adresse inscrite au Registraire des entreprises. Une adresse à jour évite bien des oublis; l'absence de lettre ne dispense toutefois pas de l'obligation.

Remplir la déclaration à la dernière minute

Une première inscription au service DEMES peut prendre jusqu'à 48 heures. Les dates d'affichage des travaux précédents sont aussi parfois difficiles à retrouver lorsque la personne responsable a quitté l'organisation.

Les conséquences d'une DEMES non produite

Ne pas produire la DEMES constitue une infraction à la Loi sur l'équité salariale, passible d'une amende de 1 000 $ à 45 000 $. L'entreprise peut aussi être inscrite sur la liste des employeurs contrevenants publiée par la CNESST.

Questions fréquentes

Une entreprise de moins de dix employé·es doit-elle produire la DEMES?

Oui, dans certains cas : si elle s'est déjà déclarée assujettie à la Loi sur l'équité salariale, ou si elle est inscrite au fichier des autorités publiques. Les autres entreprises sont visées dès qu'elles déclarent 11 employé·es ou plus au Registraire des entreprises.

Combien de temps faut-il pour remplir la DEMES?

Environ dix minutes, selon la CNESST, lorsque tous les renseignements sont réunis. Le temps de recherche des dates d'affichage des travaux précédents est souvent plus long que la déclaration elle-même.

Faut-il produire la DEMES si l'évaluation du maintien n'est pas terminée?

Oui. La CNESST demande de la produire à la fin des travaux, ou lorsque ceux-ci n'ont pas pu être terminés dans les délais prévus. La déclaration doit alors refléter l'état réel des travaux.

Où trouver de l'aide pour remplir la DEMES?

La CNESST offre un tutoriel vidéo, un webinaire et un guide accompagné d'un modèle de déclaration. Pour les travaux eux-mêmes, soit l'exercice initial et l'évaluation du maintien, un accompagnement spécialisé permet de respecter les exigences de la Loi.

En résumé

La DEMES est une déclaration simple, mais elle engage l'employeur : elle atteste l'état réel de ses travaux d'équité salariale auprès de la CNESST. La produire dans les délais, avec des dates d'affichage exactes, évite les amendes et les vérifications inutiles.

Lorsque la déclaration met en lumière un exercice initial ou une évaluation du maintien à réaliser, mieux vaut agir avant l'échéance. Discutez avec un·e expert·e de vos besoins en équité salariale.

Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique ni un conseil professionnel. Les règles entourant la DEMES et la Loi sur l'équité salariale peuvent changer : pour toute situation particulière, consultez la CNESST ou un·e professionnel·le qualifié·e.

Sources : CNESST, Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES); Éducaloi.