Retraite et offboarding : préparer le départ d’un employé

Vous avez peut-être un employé qui prévoit prendre sa retraite. Ou plusieurs. Dans certaines organisations, ces départs reviennent chaque année et peuvent être intégrés à la planification. Dans une petite équipe, l’annonce peut plutôt surprendre tout le monde.

Dans les deux cas, il faut penser à la personne qui part et au travail qui doit continuer. Un départ à la retraite marque la fin d’un parcours dans l’organisation, mais aussi le début d’une nouvelle étape pour l’employé.

La conversation commence avec la personne

L’âge et l’ancienneté ne permettent pas de savoir si quelqu’un souhaite prendre sa retraite. Mieux vaut ne pas présumer de ses intentions et attendre qu’il choisisse d’en parler. Au Québec, un employeur ne peut pas imposer la retraite à une personne en raison de son âge ou parce qu’elle est admissible à la retraite. La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse explique les règles liées à la discrimination fondée sur l’âge.

Quand l’employé annonce son départ, le gestionnaire peut convenir avec lui d’un calendrier et des étapes à prévoir. La date de départ est un point de départ. Il faut aussi parler des dossiers en cours, des responsabilités à transférer et de la façon dont l’employé souhaite annoncer la nouvelle à ses collègues ou à ses clients.

La retraite soulève également des questions plus personnelles. Que fera-t-on de ses journées? Quelles relations souhaite-t-on garder? Comment se redéfinir après plusieurs années dans un même rôle? Notre article La retraite, ça se planifie explore ces aspects de la transition.

Ce qu’il faut transmettre avant le départ

Dans une petite équipe, il arrive qu’une seule personne sache comment fonctionne un processus, qui joindre pour régler un problème ou pourquoi une décision a été prise. Quand cette personne part, l’équipe découvre parfois ce qui n’était écrit nulle part.

Le gestionnaire peut aider à repérer ces connaissances et à choisir comment les transmettre. Une procédure peut être documentée. Un savoir-faire plus informel se transmettra peut-être mieux par du jumelage, du mentorat ou quelques rencontres avec la personne qui reprendra le dossier.

L’important est de prévoir du temps pour que le transfert se fasse réellement. Demander à quelqu’un de résumer des années d’expérience dans ses derniers jours ne suffit généralement pas. Pour aller plus loin, consultez notre article sur le transfert de connaissances.

Une transition progressive peut parfois aider

Certains employés préfèrent quitter à une date précise. D’autres aimeraient réduire leurs heures ou leurs responsabilités graduellement. Si cette option convient à la personne et à l’organisation, elle peut faciliter le passage des dossiers et donner à la relève le temps de gagner en autonomie.

Il n’y a pas une seule formule. On peut, par exemple, réduire le nombre de jours travaillés, confier peu à peu certaines responsabilités à un collègue ou prévoir une période de mentorat. Notre article Qu’est-ce que la retraite progressive? présente des exemples et des éléments à considérer.

Ne pas réduire le départ à une liste administrative

La remise de l’équipement, la fermeture des accès, la paie et les assurances doivent bien sûr être réglées. Mais l’offboarding ne se limite pas à ces étapes. L’employé devrait aussi pouvoir dire comment il souhaite que son départ soit souligné. Certaines personnes apprécieront un moment avec l’équipe; d’autres préféreront une annonce plus discrète.

Les collègues, eux aussi, se demanderont ce qui va changer. Qui reprendra les dossiers? Faudra-t-il recruter? Comment le travail sera-t-il réparti entre-temps? Une réponse claire à ces questions évite que l’incertitude s’installe après le départ.

Reconnaître la retraite comme une étape de carrière

La retraite est souvent associée aux finances. Le programme Nouvel Horizon™ de Leduc RH porte sur un autre aspect : la transition personnelle. Il ne fournit pas de conseils en planification financière.

La démarche aide la personne à réfléchir aux sphères de sa vie qui pourraient évoluer après le travail. Elle peut notamment se pencher sur sa santé physique et mentale, ses relations familiales et sociales, ses projets et ses passions, sa routine, son identité et son sentiment de contribution.

Avec un coach spécialisé, la personne évalue où elle en est, clarifie ses intérêts et ses aptitudes, puis donne forme aux objectifs qui l’attendent. Le portail Nouvel Horizon™ met aussi à sa disposition des lectures, des exercices et des autoévaluations.

Proposer un accompagnement externe pour préparer la retraite est une façon de reconnaître que cette étape fait partie du cheminement de carrière. C’est aussi un geste de gestion saine : l’organisation prend au sérieux la transition de l’employé et lui offre un espace pour réfléchir à la suite, en dehors des seules considérations opérationnelles.

Découvrez le programme de planification vers la retraite de Leduc RH.

Préparer la suite avec attention

Un départ à la retraite bien accompagné respecte le choix de l’employé, reconnaît sa contribution et aide l’équipe à poursuivre son travail. La planification n’a pas besoin d’être compliquée. Elle demande surtout d’écouter la personne, de repérer ce qui doit être transmis et de laisser assez de temps pour que la transition se fasse.