Vérification de la CNESST en équité salariale : comment s'y préparer

Une lettre de la CNESST annonçant l'ouverture d'un dossier de vérification en équité salariale suscite souvent de l'inquiétude chez les employeurs. Pourtant, une vérification n'est pas une accusation : c'est un processus encadré, qui vise d'abord à amener l'entreprise à respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l'équité salariale.

Encore faut-il savoir ce que la CNESST examine, comment se déroule le dossier et quels documents il faut pouvoir produire. Ce guide fait le point sur le programme de vérification en équité salariale et sur la façon de s'y préparer, idéalement avant même de recevoir la lettre.

Qu'est-ce que le programme de vérification en équité salariale?

La CNESST dispose d'un programme de vérification pour s'assurer que les entreprises respectent leurs obligations en équité salariale. Selon l'organisme, toutes les entreprises peuvent être sélectionnées pour une enquête prévue par ce programme, peu importe leur taille ou leur secteur d'activité.

La Loi permet à la CNESST de faire enquête de sa propre initiative, selon un mode non contradictoire. Les renseignements transmis dans la Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES) l'aident notamment à orienter ses activités de soutien et de vérification.

Une vérification peut aussi découler d'une plainte. Une personne salariée, ou une personne qui la représente, peut porter plainte à la CNESST lorsque l'employeur n'a pas réalisé ses travaux d'équité salariale ou les a réalisés de façon non conforme. Ce recours relève toutefois d'un processus distinct, avec ses propres délais et règles.

Que vérifie la CNESST?

Lors d'une vérification, la CNESST examine plusieurs éléments, notamment :

• si l'entreprise a réalisé son exercice initial d'équité salariale ou l'évaluation du maintien de l'équité salariale;
• si ces travaux respectent les exigences de la Loi;
• si l'entreprise a produit sa DEMES;
• si les renseignements déclarés dans la DEMES sont exacts.

Autrement dit, il ne suffit pas d'avoir déclaré des travaux terminés. L'employeur doit pouvoir démontrer qu'ils ont été faits, et faits correctement.

Comment se déroule une vérification?

La CNESST décrit le cheminement d'un dossier de vérification en quatre temps.

1. L'ouverture du dossier

La CNESST informe d'abord l'employeur de l'ouverture d'un dossier d'enquête. C'est à ce moment qu'il convient de désigner une personne responsable du dossier à l'interne et de rassembler la documentation.

2. L'analyse des obligations

La CNESST pose des questions pour déterminer si l'employeur a respecté ses obligations et peut lui demander de transmettre des documents. Deux issues sont alors possibles :

• les obligations sont respectées : le dossier est fermé et l'employeur en est avisé;
• des mesures correctives sont nécessaires : l'employeur en est avisé et dispose d'un délai pour se conformer.

3. La décision

Si l'employeur ne prend pas les moyens nécessaires pour se conformer, le dossier est transmis à la vice-présidence à l'équité salariale et aux commissaires, qui rendent une décision.

4. Le suivi

La CNESST s'assure ensuite que l'employeur applique les mesures prévues dans la décision.

Quels documents faut-il pouvoir produire?

L'employeur doit conserver pendant au moins six ans tous les documents ayant servi à réaliser ses travaux d'équité salariale. La CNESST précise que ces documents peuvent lui être demandés dans le cadre d'une enquête prévue par le programme de vérification ou lors du traitement d'une plainte.

Selon les travaux réalisés, le dossier comprend habituellement :

• le calcul du nombre de personnes salariées qui détermine les obligations de l'entreprise;
• la liste des catégories d'emplois et la détermination de leur prédominance féminine ou masculine;
• la méthode et les outils d'évaluation des emplois, ainsi que les résultats obtenus;
• l'estimation des écarts salariaux et les modalités de versement des ajustements;
• le contenu et les dates des affichages, y compris le second affichage;
• pour l'évaluation du maintien, le recensement des événements survenus depuis les derniers travaux;
• les copies ou confirmations des DEMES produites.

Dans la pratique, c'est souvent la reconstitution de ces documents qui pose problème : un exercice réalisé il y a plusieurs années, une personne responsable qui a quitté l'organisation, des affichages dont on ne retrouve plus le contenu.

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Quelles sont les conséquences d'une non-conformité?

Lorsqu'une vérification révèle qu'une entreprise ne respecte pas ses obligations, la CNESST prévoit plusieurs conséquences :

• l'employeur doit se conformer à la décision rendue par la CNESST;
• le nom de l'entreprise est publié sur le site Web de la CNESST, dans la liste des employeurs contrevenants;
• l'entreprise s'expose à des poursuites pénales pouvant entraîner une amende de 1 000 $ à 45 000 $.

À ces conséquences s'ajoute l'enjeu financier des ajustements salariaux. Lorsque des écarts sont constatés, les ajustements sont généralement dus à partir de la date de l'événement qui les a créés, et des intérêts peuvent s'ajouter en cas de retard. Plus les travaux sont repoussés, plus la somme à verser risque d'être importante.

Comment se préparer, avant même d'être sélectionné?

La meilleure préparation à une vérification consiste à tenir ses obligations à jour. Quelques réflexes permettent de réduire le risque et le stress d'un éventuel dossier :

• Vérifier l'état de vos travaux. Confirmez la date d'affichage de votre exercice initial et la date à laquelle votre prochaine évaluation du maintien doit être réalisée.
• Comparer votre DEMES à la réalité. Les dates et l'état des travaux déclarés doivent correspondre aux documents que vous conservez.
• Centraliser la documentation. Regroupez dans un même dossier les données, les évaluations, les affichages et les DEMES, en prévision du départ des personnes qui ont mené les travaux.
• Tenir un registre des événements. Consigner en continu les changements qui peuvent affecter l'équité salariale (création de postes, restructurations, changements de rémunération) facilite grandement l'évaluation du maintien.
• Corriger sans attendre. Un exercice initial ou une évaluation du maintien en retard se règle plus simplement de façon volontaire que dans le cadre d'une enquête.

Questions fréquentes

Une petite entreprise peut-elle faire l'objet d'une vérification?

Oui. Selon la CNESST, toutes les entreprises peuvent être sélectionnées. Les obligations varient toutefois selon le nombre de personnes salariées : la vérification porte sur les obligations qui s'appliquent réellement à l'entreprise.

Une vérification veut-elle dire qu'une plainte a été déposée?

Pas nécessairement. La CNESST peut ouvrir un dossier dans le cadre de son programme de vérification, de sa propre initiative. Le traitement d'une plainte est un processus distinct.

Que se passe-t-il si nos travaux d'équité salariale n'ont jamais été réalisés?

La CNESST avise l'employeur des mesures correctives à appliquer et lui accorde un délai pour se conformer. Il faut alors réaliser les travaux manquants selon les exigences de la Loi, puis verser les ajustements salariaux dus, le cas échéant.

Peut-on se faire accompagner pendant une vérification?

Oui. La responsabilité des travaux demeure celle de l'employeur, mais un accompagnement spécialisé permet de préparer le dossier, de répondre aux demandes de la CNESST et de réaliser les correctifs dans les délais accordés.

En résumé

Une vérification de la CNESST en équité salariale porte sur trois questions simples : les travaux ont-ils été faits, sont-ils conformes à la Loi, et la DEMES reflète-t-elle la réalité? Un employeur qui conserve sa documentation et tient ses travaux à jour peut traverser une vérification sereinement.

Si vos travaux accusent un retard ou si votre documentation est incomplète, mieux vaut agir avant l'ouverture d'un dossier. Discutez avec un·e expert·e de vos besoins en équité salariale.

Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique ni un conseil professionnel. Les règles entourant la Loi sur l'équité salariale et le programme de vérification de la CNESST peuvent changer : pour toute situation particulière, consultez la CNESST ou un·e professionnel·le qualifié·e.

Sources : CNESST, Programme de vérification en équité salariale; CNESST, Évaluation du maintien de l'équité salariale; Éducaloi.