Équité salariale : vos obligations selon la taille de l'entreprise

La Loi sur l'équité salariale s'applique à toutes les entreprises québécoises de compétence provinciale qui comptent en moyenne 10 personnes salariées ou plus. Les obligations, elles, ne sont pas les mêmes pour tous : une PME de 25 employé·es et une organisation de 300 employé·es ne réalisent pas leurs travaux de la même façon.

Bien déterminer la taille de son entreprise est donc la première étape, et une source d'erreurs fréquente. Ce guide explique comment faire le calcul, ce que la Loi exige à chaque palier et les obligations qui s'appliquent à toutes les entreprises assujetties.

Comment calculer la taille de votre entreprise?

Au sens de la Loi, la taille de l'entreprise ne correspond pas au nombre d'employé·es à une date donnée. Elle correspond à la moyenne du nombre de personnes salariées inscrites au registre de l'employeur, par période de paie, pendant une période de référence de 12 mois.

Concrètement, l'employeur :

• additionne le nombre de personnes salariées inscrites au registre pour chaque période de paie des 12 mois de la période de référence;
• divise ce total par le nombre de périodes de paie.

Par exemple, une entreprise payée aux deux semaines qui obtient un total de 390 sur ses 26 périodes de paie compte en moyenne 15 personnes salariées. Elle a donc les obligations d'une entreprise de 10 à 49 personnes salariées.

La période de référence varie selon la date du début des activités de l'entreprise. Une entreprise saisonnière, ou qui commence ses activités en cours d'année, fait tout de même son calcul sur 12 mois.

Une taille déterminée une fois pour toutes

Tant que l'entreprise compte en moyenne moins de 10 personnes salariées, l'employeur doit refaire ce calcul chaque année. Dès que la moyenne atteint 10 ou plus, l'entreprise devient assujettie et n'a plus à calculer sa taille : ses obligations demeurent les mêmes, même si son effectif augmente ou diminue par la suite.

Une entreprise qui comptait 15 personnes salariées pendant sa période de référence conserve donc les obligations d'une entreprise de 10 à 49 personnes salariées, même si elle en compte aujourd'hui 120. À l'inverse, une entreprise déterminée de 100 personnes salariées ou plus conserve ces obligations même si son effectif a fortement diminué.

Les obligations selon la taille de l'entreprise

Entreprise de moins de 10 personnes salariées

L'entreprise n'a pas à réaliser de travaux d'équité salariale. Elle doit toutefois calculer sa taille chaque année. Lorsque la moyenne atteint 10 personnes salariées ou plus, l'employeur dispose de quatre ans pour réaliser son exercice initial.

Entreprise de 10 à 49 personnes salariées

L'employeur doit réaliser un exercice initial d'équité salariale, c'est-à-dire déterminer si les emplois à prédominance féminine de l'entreprise reçoivent une rémunération égale à celle des emplois à prédominance masculine de valeur équivalente et, sinon, établir les ajustements salariaux requis. La Loi ne lui impose pas de suivre le programme formel en quatre étapes ni de former un comité.

L'employeur peut toutefois choisir de réaliser un programme d'équité salariale selon les obligations d'une entreprise de 50 à 99 personnes salariées. Il doit alors en aviser la CNESST et les personnes salariées. Il peut ensuite, s'il le souhaite, mettre en place un comité.

Entreprise de 50 à 99 personnes salariées

L'employeur doit réaliser un programme d'équité salariale structuré en quatre étapes :

• identifier les catégories d'emplois et leur prédominance féminine ou masculine;
• décrire la méthode et les outils d'évaluation des emplois;
• évaluer les catégories d'emplois et les comparer;
• estimer les écarts salariaux, calculer les ajustements et en déterminer les modalités de versement.

Le comité d'équité salariale demeure facultatif, et l'employeur n'a pas à aviser la CNESST s'il décide d'en former un.

Entreprise de 100 personnes salariées ou plus

L'employeur réalise le même programme en quatre étapes, mais en comité d'équité salariale, ce qui est obligatoire à ce palier. Le comité compte au moins trois membres : au moins les deux tiers représentent les personnes salariées, et au moins la moitié de ces membres sont des femmes. Les autres membres sont désignés par l'employeur.

La présence d'un comité modifie la dynamique des travaux : les décisions se prennent avec les personnes salariées, ce qui demande plus de temps et une bonne préparation, notamment la formation des membres.

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Les obligations communes à toutes les entreprises assujetties

Peu importe sa taille, une entreprise assujettie doit respecter les obligations suivantes :

• Afficher les résultats. Les résultats de l'exercice initial doivent être affichés dans des endroits visibles et facilement accessibles aux personnes salariées, puis faire l'objet d'un second affichage qui répond à leurs commentaires et à leurs questions.
• Évaluer le maintien tous les cinq ans. L'évaluation du maintien de l'équité salariale permet de vérifier que les événements survenus dans l'entreprise n'ont pas créé de nouveaux écarts.
• Produire la DEMES. La Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale informe la CNESST de l'état d'avancement des travaux.
• Conserver la documentation. Les documents ayant servi aux travaux doivent être conservés pendant au moins six ans, notamment en prévision d'une vérification de la CNESST.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes?

Compter les employé·es à une seule date

Le nombre d'employé·es au moment de l'exercice ne détermine pas les obligations. Seule la moyenne par période de paie pendant la période de référence compte.

Recalculer sa taille après une croissance

Une entreprise qui a grandi depuis sa période de référence peut croire qu'elle doit désormais former un comité, ou à l'inverse qu'elle n'en a plus besoin après une décroissance. Dans les deux cas, ce sont les obligations établies pendant la période de référence qui s'appliquent.

Croire qu'une petite entreprise n'a rien à faire

Une entreprise de 10 à 49 personnes salariées a des obligations plus souples, mais elle doit tout de même réaliser son exercice initial, afficher ses résultats, évaluer le maintien tous les cinq ans et produire la DEMES.

Oublier l'absence d'emplois masculins

Certaines entreprises ne comptent aucune catégorie d'emplois à prédominance masculine pour faire la comparaison. La Loi prévoit des modalités particulières pour ces situations : l'absence de comparateur ne dispense pas de l'exercice.

Questions fréquentes

Mon entreprise a dépassé 100 employé·es. Dois-je former un comité?

Pas nécessairement. Les obligations sont fixées selon la taille de l'entreprise pendant sa période de référence. Si l'entreprise comptait alors moins de 100 personnes salariées en moyenne, le comité n'est pas obligatoire, même si l'effectif a augmenté depuis.

Quel délai pour réaliser l'exercice initial?

Dès que l'entreprise atteint une moyenne de 10 personnes salariées ou plus, l'employeur dispose de quatre ans pour réaliser son exercice initial d'équité salariale.

Une entreprise de 10 à 49 personnes salariées peut-elle former un comité?

Oui. L'employeur doit alors aviser la CNESST et les personnes salariées qu'il réalisera un programme d'équité salariale selon les obligations d'une entreprise de 50 à 99 personnes salariées. Il peut ensuite former un comité s'il le souhaite.

Les entreprises de compétence fédérale sont-elles visées?

Non. La Loi sur l'équité salariale du Québec ne s'applique pas aux entreprises de compétence fédérale, qui relèvent d'un autre régime.

En résumé

La taille de l'entreprise, calculée selon la moyenne par période de paie pendant la période de référence, détermine la forme que prennent les travaux d'équité salariale : un exercice plus souple de 10 à 49 personnes salariées, un programme en quatre étapes de 50 à 99, et un programme en comité à partir de 100. Une fois établies, ces obligations ne changent plus, même si l'effectif varie.

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Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique ni un conseil professionnel. Les règles entourant la Loi sur l'équité salariale peuvent changer : pour toute situation particulière, consultez la CNESST ou un·e professionnel·le qualifié·e.

Sources : CNESST, Comprendre ses obligations en équité salariale; CNESST, Former un comité d'équité salariale; CNESST, Article 6 de la Loi sur l'équité salariale.