Maintien de l'équité salariale : 7 erreurs à éviter

Tous les cinq ans, les employeurs assujettis à la Loi sur l'équité salariale doivent évaluer le maintien de l'équité salariale dans leur entreprise. L'objectif est simple : s'assurer que les changements survenus depuis les derniers travaux n'ont pas recréé d'écarts salariaux entre les emplois à prédominance féminine et les emplois à prédominance masculine.

Dans la pratique, l'évaluation du maintien est souvent abordée comme une formalité, ce qui mène à des erreurs coûteuses. Voici les sept erreurs les plus fréquentes et la façon de les éviter.

1. Ne pas connaître sa date d'échéance

La CNESST le rappelle : la date à laquelle l'évaluation du maintien doit être réalisée est propre à chaque entreprise. Elle est établie à partir de la date d'affichage des derniers travaux, qu'il s'agisse de l'exercice initial ou de l'évaluation du maintien précédente, puis revient tous les cinq ans.

Lorsque la personne qui a mené les travaux précédents a quitté l'organisation, cette date se perd facilement. Retrouver la date d'affichage de vos derniers travaux est donc la toute première étape, idéalement plusieurs mois avant l'échéance.

2. Recenser les événements de façon incomplète

Le cœur de l'évaluation du maintien est le recensement, en ordre chronologique, de tous les événements susceptibles d'avoir affecté l'équité salariale depuis les derniers travaux. Selon les entreprises, il peut s'agir notamment :

• de la création, de l'abolition ou de la fusion de catégories d'emplois;
• de modifications importantes aux tâches ou aux responsabilités d'un emploi;
• d'une restructuration ou d'une réorganisation du travail;
• de changements à la rémunération, comme de nouvelles échelles salariales, des primes ou des avantages;
• du renouvellement d'une convention collective.

Un événement oublié peut cacher un écart salarial. Reconstituer cinq ans d'historique à la dernière minute est la principale source d'erreurs : un registre tenu au fil du temps facilite grandement le travail.

3. Se limiter au salaire de base

L'équité salariale ne porte pas seulement sur le taux de salaire. La comparaison vise la rémunération, ce qui peut inclure des éléments comme les primes ou certains avantages ayant une valeur pécuniaire. Une prime offerte à une catégorie d'emplois à prédominance masculine, par exemple, peut créer un écart même si les échelles salariales n'ont pas changé.

4. Oublier le processus de participation

Depuis les modifications apportées à la Loi en 2019, l'employeur qui décide de réaliser seul l'évaluation du maintien doit, dans certaines situations, mettre en place un processus de participation des personnes salariées. C'est notamment le cas lorsque des personnes salariées visées sont représentées par une association accréditée, ou lorsqu'un comité d'équité salariale avait été formé pour établir le programme.

Ce processus comprend notamment de l'information et une consultation des personnes salariées. Il doit être complété au plus tard 60 jours avant l'affichage des résultats, et l'affichage doit en rendre compte. Le négliger peut rendre l'évaluation non conforme.

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5. Calculer les ajustements à partir de la mauvaise date

Lorsqu'un écart est constaté, les ajustements salariaux sont dus à partir de la date de l'événement qui l'a créé, et non à partir de la date de l'affichage. C'est pourquoi l'affichage doit indiquer la date à laquelle chaque changement est survenu.

Un événement survenu trois ans avant l'évaluation peut donc entraîner des ajustements rétroactifs sur trois ans. Bien dater chaque événement est essentiel, autant pour calculer correctement les sommes dues que pour éviter de les surestimer.

6. Bâcler l'affichage des résultats

L'affichage n'est pas une simple formalité. Selon la CNESST, il doit notamment contenir :

• un sommaire de la démarche retenue pour évaluer le maintien;
• la liste des changements ayant généré des ajustements, avec la date à laquelle chaque changement est survenu, ou un avis indiquant qu'aucun ajustement n'est requis;
• la liste des catégories d'emplois à prédominance féminine qui ont droit à des ajustements.

Les personnes salariées disposent ensuite d'une période pour poser des questions ou formuler des commentaires. Dans les 30 jours suivant le 60^e jour de l'affichage, l'employeur doit procéder à un nouvel affichage, qui précise les modifications apportées ou indique qu'aucune modification n'est nécessaire. C'est normalement à partir de ce nouvel affichage que les ajustements sont versés.

7. Oublier les personnes qui ont quitté et la suite du dossier

Les ajustements rétroactifs peuvent viser des personnes qui ne travaillent plus dans l'entreprise. La CNESST recommande de prévoir des moyens de les joindre, par exemple en conservant leurs coordonnées ou en demandant aux personnes encore en poste de faire circuler l'information.

Enfin, l'évaluation du maintien n'est terminée qu'une fois la DEMES produite et la documentation conservée pendant au moins six ans. Ces documents peuvent être demandés lors d'une vérification de la CNESST.

Questions fréquentes

Qui peut réaliser l'évaluation du maintien?

La Loi prévoit trois options : l'employeur seul, un comité d'équité salariale, ou l'employeur conjointement avec l'association accréditée. Lorsque l'employeur la réalise seul, il doit vérifier si un processus de participation est obligatoire dans son cas.

Que faire si aucun écart n'est constaté?

L'évaluation doit tout de même être affichée. L'affichage indique alors qu'aucun ajustement n'est requis, puis l'employeur produit sa DEMES.

Que faire si l'échéance est déjà passée?

Il faut réaliser l'évaluation sans attendre. Les ajustements demeurent dus à partir de la date des événements, et un retard peut alourdir les sommes à verser, en plus d'exposer l'entreprise aux conséquences prévues par la Loi.

L'évaluation du maintien change-t-elle selon la taille de l'entreprise?

Toutes les entreprises assujetties doivent évaluer le maintien tous les cinq ans. Les modalités, notamment la présence d'un comité, dépendent toutefois de la situation de l'entreprise. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les obligations selon la taille de l'entreprise.

En résumé

Une évaluation du maintien réussie repose sur trois piliers : connaître sa date d'échéance, recenser rigoureusement tous les événements des cinq dernières années et respecter les étapes d'affichage. Les erreurs les plus coûteuses viennent presque toujours d'un historique incomplet ou d'ajustements mal datés.

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Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique ni un conseil professionnel. Les règles entourant la Loi sur l'équité salariale et l'évaluation du maintien peuvent changer : pour toute situation particulière, consultez la CNESST ou un·e professionnel·le qualifié·e.

Sources : CNESST, Évaluation du maintien de l'équité salariale; CNESST, Afficher les résultats de l'évaluation du maintien; Éducaloi.